外贸催款函的重要性与基本规则

做外贸最头疼什么？货发出去了，尾款却迟迟不到账！外贸催款函就是解决这个难题的关键工具。不同于国内交易，跨国贸易一旦出现拖欠，追讨难度大、成本高。一封得体的催款函既能维护客户关系，又能有效推动回款。

写外贸催款函的核心规则是什么？态度专业但不强硬，语气礼貌但立场坚定。记住：催款不是撕破脸，而是用策略让客户心甘情愿付款。第一次催款可以客气些，但如果多次提醒无果，就需要逐步升级措辞了。

三种典型场景的催款函模板

场景一：友好提醒型（初次催款）

“Dear [客户名],

We noticed that the balance payment of [金额] for PO [订单号] is overdue since [截止日期]. Could you please confirm when we can expect the payment? A quick update would be greatly appreciated.”

适用情况：合作稳定的老客户，可能因疏忽未付款。技巧：用问句而非命令式表达，小编觉得可附加”PS: 附件为汇款信息，供无论兄弟们参考”降低压迫感。

场景二：施压型（多次催款无效）

“Dear [客户名],

Despite 3 reminders regarding the overdue payment of [金额], we haven’t received any update. This is seriously affecting our cash flow. Unless payment is made by [新截止日], we’ll have to suspend all future orders and consider legal actions per contract clause 5.2.”

关键点：

– 列明催款次数

– 说明对己方的影响

– 设定明确最终期限

– 提及合同条款增加威慑力

场景三：危机化解型（客户有实际困难）

“Dear [客户名],

We understand you’re facing temporary financial difficulties. To maintain our partnership, we propose:

Option 1: 50% payment now + 50% in 30 days

Option 2: Extended deadline to [新日期] with 10% late fee waiver

Please confirm your choice by [日期].”

注意：提供解决方案时，一定要设定接受方案的截止时刻，避免无限期拖延。

提升催款效果的3个细节技巧

1. 时刻节点控制：

– 货到港前7天发第一封提醒

– 逾期3天发正式催款函

– 逾期15天升级为法律警告函

像订闹钟一样设定催款节奏！

2. 附件运用技巧：

随函附上这些文件，效果翻倍：

– 标红逾期金额的对账单

– 签收货物的物流凭证

– 双方签署的合同付款条款页

3. 跟进话术示例：

– “刚收到一笔[金额]汇款，是无论兄弟们的付款吗？”（迂回提醒）

– “财务部正在审计Q3账目，今天结清可享受2%折扣”（利诱策略）

划重点：催款函是门艺术

写外贸催款函就像走平衡木——太软客户不重视，太硬可能失去合作机会。记住这个公式：清晰事实+合理诉求+解决方案=高效催款。遇到顽固拖欠时，建议将中信保投保记录、往来邮件、合同等打包发送，最终注明”抄送：法务部”，往往能收到奇效。

你常用的催款话术是什么？欢迎在评论区分享你的实战经验！